Formularios en Toku: Para ejecutivos y autogestionado

Toku ofrece dos modalidades de formularios para registrar nuevos clientes y/o suscribirlos a planes de pago recurrente: el formulario de Sign Up/autogestionado y el formulario de Sign Up/para ejecutivos. Cada uno responde a necesidades distintas dentro del proceso comercial y operativo de las empresas.

Formulario Sign Up Autogestionado

¿Qué es?

Es un formulario público al que acceden los mismos clientes finales de tu empresa (customers), generalmente vía portal, email o link directo. Lo suelen usar organizaciones con flujos digitales donde el cliente toma la iniciativa de inscribirse o actualizar información por sí mismo.

Ejemplo de uso:

Se envía un link al cliente para que registre sus datos y seleccione su método de pago.
El cliente completa sus datos personales y su preferencia de pago (ej: PAT, PAC, transferencia).
Al enviar el formulario, se asocian automáticamente sus datos y las instrucciones de pago a su plan de pago, y el usuario recibe en su correo un resumen o confirmación de su inscripción.

Ventajas:

  • Sin interacción manual de ejecutivos.
  • Permite captar grandes volúmenes de clientes de manera simultánea.
  • 100% digital, ágil e integrado a los canales de venta online.

Formulario Sign Up para Ejecutivos

¿Qué es?

Es un formulario pensado para ejecutivos comerciales, agentes de campo, call centers u oficinas físicas, que interactúan directamente con el usuario al momento de la venta o cierre de contrato. El ejecutivo es quien completa el formulario con los datos del cliente, generalmente a partir de una conversación presencial, telefónica o vía WhatsApp.

Flujo esperado:

  • El ejecutivo abre el formulario en el backoffice de Toku y carga los datos del nuevo cliente (nombre, email, RUT/documento, teléfono, información de contrato).
  • Puede seleccionar o configurar el plan de pago, cuotas y otros detalles relevantes del contrato.
    Al finalizar, el sistema puede enviar un correo o un SMS automáticamente al cliente para que complete la inscripción de su método de pago (por ejemplo, firmando electrónicamente o inscribiendo una forma de cobro).
  • Una vez finalizado el proceso, el cliente queda registrado en Toku y se habilita el seguimiento de sus pagos y recaudación.

Ventajas:

  • Elimina fricción al permitir a los ejecutivos registrar clientes desde cualquier canal (presencial, call center, terreno).
  • Asegura una mayor conversión capturando datos completos en el acto de la venta.
  • Ideal para ventas asistidas, campañas presenciales o equipos que realizan captación de clientes fuera de canales digitales tradicionales.

Diferencias clave

  • El formulario autogestionado lo llena el propio cliente; el de ejecutivo lo completa un colaborador de la empresa.
  • Con el de ejecutivos, se asegura la captación de los datos en el momento mismo del cierre del acuerdo, ideal para contextos presenciales o de alto touch comercial.

Experiencia recomendada

  • Para industrias donde la conversión presencial es importante (seguros, inmobiliarias, salud), se recomienda habilitar el Sign Up para ejecutivos para que vendedores o agentes puedan inscribir rápidamente nuevos contratos y asegurar la activación inmediata de los cobros.
  • Para empresas con grandes bases de clientes digitales, lo óptimo es combinar ambos flujos: ejecutivos para casos presenciales o complejos, autogestionado para campañas masivas digitales.

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