Formularios en Toku: Para ejecutivos y autogestionado

Toku ofrece dos modalidades de formularios para registrar nuevos clientes y/o suscribirlos a planes de pago recurrente: el formulario de Sign Up/autogestionado y el formulario de Sign Up/para ejecutivos. Cada uno responde a necesidades distintas dentro del proceso comercial y operativo de las empresas.

Formulario Sign Up Autogestionado

¿Qué es?

Es un formulario público al que acceden los mismos clientes finales de tu empresa (customers), generalmente vía portal, email o link directo. Lo suelen usar organizaciones con flujos digitales donde el cliente toma la iniciativa de inscribirse o actualizar información por sí mismo.

Ejemplo de uso:

Se envía un link al cliente para que registre sus datos y seleccione su método de pago.
El cliente completa sus datos personales y su preferencia de pago (ej: PAT, PAC, transferencia).
Al enviar el formulario, se asocian automáticamente sus datos y las instrucciones de pago a su plan de pago, y el usuario recibe en su correo un resumen o confirmación de su inscripción.

Ventajas:

Sin interacción manual de ejecutivos.
Permite captar grandes volúmenes de clientes de manera simultánea.
100% digital, ágil e integrado a los canales de venta online.

Formulario Sign Up para Ejecutivos

¿Qué es?

Es un formulario pensado para ejecutivos comerciales, agentes de campo, call centers u oficinas físicas, que interactúan directamente con el usuario al momento de la venta o cierre de contrato. El ejecutivo es quien completa el formulario con los datos del cliente, generalmente a partir de una conversación presencial, telefónica o vía WhatsApp.

Flujo esperado:

El ejecutivo abre el formulario en el backoffice de Toku y carga los datos del nuevo cliente (nombre, email, RUT/documento, teléfono, información de contrato).
Puede seleccionar o configurar el plan de pago, cuotas y otros detalles relevantes del contrato.
Al finalizar, el sistema puede enviar un correo o un SMS automáticamente al cliente para que complete la inscripción de su método de pago (por ejemplo, firmando electrónicamente o inscribiendo una forma de cobro).
Una vez finalizado el proceso, el cliente queda registrado en Toku y se habilita el seguimiento de sus pagos y recaudación.

Ventajas:

Elimina fricción al permitir a los ejecutivos registrar clientes desde cualquier canal (presencial, call center, terreno).
Asegura una mayor conversión capturando datos completos en el acto de la venta.
Ideal para ventas asistidas, campañas presenciales o equipos que realizan captación de clientes fuera de canales digitales tradicionales.

Diferencias clave

El formulario autogestionado lo llena el propio cliente; el de ejecutivo lo completa un colaborador de la empresa.
Con el de ejecutivos, se asegura la captación de los datos en el momento mismo del cierre del acuerdo, ideal para contextos presenciales o de alto touch comercial.

Experiencia recomendada

Para industrias donde la conversión presencial es importante (seguros, inmobiliarias, salud), se recomienda habilitar el Sign Up para ejecutivos para que vendedores o agentes puedan inscribir rápidamente nuevos contratos y asegurar la activación inmediata de los cobros.
Para empresas con grandes bases de clientes digitales, lo óptimo es combinar ambos flujos: ejecutivos para casos presenciales o complejos, autogestionado para campañas masivas digitales.